О Google Диске и как им пользоваться

Сегодня мы познакомимся с Google Диском, разберем что это такое и как им пользоваться. Рассмотрим как подключится к этому облачному сервису, работать в нем, создавать, загружать, сохранять и синхронизировать различные файлы.

Диск позволяет одновременно экономить средства и использовать в работе большой набор современных приложений.

Что такое Google Диск

Это удобный и постоянно совершенствующийся онлайн-офис, пример претворения в жизнь современных облачных технологий. При работе в "облаке" операции и вычисления происходят не на персональном компьютере пользователя, а на мощных серверах сети к которым при желании можно подключиться.

Такое техническое решение имеет ряд преимуществ. В частности для работы теперь не нужен мощный компьютер и дорогое программное обеспечение. Необходимые программы уже расположены в “облаке", и там же происходят все вычислительные процессы.

Облако Google Диск надежно сохранит данные и предоставит доступ к ним с других устройств в случае поломки или недоступности Вашего компьютера. Зная адрес электронной почты и пароль, можно получить доступ к материалам Диска с мобильного телефона, планшета или другого компьютера.

Google Диск состоит из набора популярных приложений, облачного хранилища файлов и файлообменника. Работа с приложениями происходит в веб-браузере без установки программ на компьютер пользователя. Создаваемые документы, таблицы, презентации и прочее сохраняются на специальном сервере Google. Они могут также сохраняться на компьютер в различных форматах и синхронизироваться с Диском.

Регистрация и вход в аккаунт Google Диска

Значительное число пользователей интересуется “как создать Гугл Диск”, забывая, что речь идет об облачном сервисе. Создание личного облака удовольствие не из дешевых и даже не многим компаниям это по плечу.

Поэтому правильнее будет говорить о том, как получить доступ к облаку и зарезервировать себе место. Это совсем не сложно! Есть два варианта действий.

1. Вы уже зарегистрированы и пользуетесь Гуглом. В этом случае можно войти в гугл диск через браузер. Открываете Гугл хром, и в левом верхнем углу выбираете пункт Приложения. Здесь кликаете на иконке “Диск” (1). Попасть к списку приложения можно и из окна поиска Гугл. Только здесь нужно выбрать кнопку в верхнем правом углу окна (2).
2. Второй вариант - у Вас нет аккаунта на Гугл. В этом случае его следует создать. Зарегистрируйтесь в Google и автоматически получите личный кабинет и место на Диске. Для этого наберите в любом поисковике запрос на регистрацию в Гугл, открываем сайт регистрации и заполняем данные в соответствии с требованиями системы.

   После заполнения нажимаем кнопку далее. Выполнив все предложенные операции не забудьте записать пароль и имя пользователя указанные при регистрации.

Память вещь такая — сегодня помню, а завтра нет. Советую для таких записей вести специальный блокнот. Времени это займет не много, а от проблем избавит.

Личный кабинет, вход и описание

Как войти в личный кабинет Диска с браузера гугл хром описано выше. Пройдите в меню “Приложения” и кликните на иконку "Диск Google". В других случаях введите в адресную строку браузера https://drive.google.com/ или сделайте запрос в любом поисковике и выберите соответствующий сайт.

Для входа понадобится ввести адрес электронной почты *****@gmail.com или номер авторизированного на сервере телефона. После входа откроется окно.

Назначение элементов личного кабинета:

1. Кнопка для загрузки или создания нового документа. Открывает меню выбора типа создаваемого документа.
2. Показывает структуру и содержимое диска — папки, файлы.
3. Корзина удаленных файлов.
4. Хранилище. Здесь имеется информация сколько каждый файл занимает места в хранилище. Ниже показан общий его размер и количество занятого пространства.
5. Контекстное меню. Появляется при нажатии правой кнопки мышки (ПКМ).
6. Перечень и установка совместимых дополнений.
7. Создание списка задач и сроков их выполнения.
8. Создание заметок.
9. Календарь. Показывает памятные даты, записи.
10. Готовность работы в офлайн-режиме.
11. Поддержка. Открывает меню-справка, обучение, обновление, условия и правила, оставить отзыв.
12. Настройки — хранилище, преобразование формата файлов, язык, офлайн-доступ. Установка диска на компьютер — автозагрузка копий файлов с компьютера на диск и их синхронизация. Быстрые клавиши.
13. Приложения Гугл — Ютуб, Почта, Карты и так далее.
14. Предоставление общего доступа сторонним пользователям, установка режима доступа и копирование ссылки на доступ.Открытие доступа к выделенной папке, файлу.
15. Добавление пользователей к доступу, копирование ссылки.
16. Предварительный просмотр без открытия в подключенных приложениях.
17. Удаление выделенного объекта.
18. Разделы — открыть с помощью, добавить ярлык на Диск, переместить, добавить в помеченные, переименовать, изменить цвет, поиск, показать свойства, скачать.
19. Переключение окна в вид списка или сетки.
20. Свойства выделенного документа.

Как пользоваться Google Диском

Диск достаточно прост и удобен, но к нему надо немного привыкнуть, так как имеются некоторые отличия. Здесь можно совершать все основные операции характерные для офисных программ -создание различных документов, их редактирование,сохранение, перенос и так далее. Но этим функционал сервиса не ограничивается.

Как создать документ

Если Вы впервые на сервисе, то, вероятно, работа начнется с создания документа. Для этого кликаем левой кнопкой мыши (ЛКМ) на кнопке “Создать”. Откроется меню приложений.

Перечень наиболее востребованных его пунктов и их описание приводится ниже.

• Google Документы — создание и редактирование текстовых документов, заметок, отчетов. Можно создать изначально новый документ или использовать предложенные шаблоны.
• Google Таблицы — есть готовые шаблоны различных таблиц, а можно открыть пустую и подредактировать.
• Google Презентации — можно создать новую или использовать готовые шаблоны.
• Google Формы — для создания форм различных опросов.
• Google Рисунки — работа с рисунками, их изменение, загрузка и прочие операции.
• Google Сайты — сайты создаваемые на Диске для совместных проектов.
• Google Jamboard -интерактивная онлайн доска, где можно совместно с другими пользователями писать, вставлять стикеры и изображения. Записи можно сохранить в формате pdf и png.

После выбора нужного типа документа открывается редактор или меню с шаблонами. Выбираем нужный шаблон или создаем новый документ и начинаем работать. Интерфейс редакторов интуитивно понятный.

Все данные помещенные на Диск сразу сохраняются. То есть, отдельно сохранять ничего не надо. Даже если в компьютере произойдет сбой или перезагрузка Вы ничего не потеряете.

Как скачать файл с Диска

Создав документ пользователь часто сталкивается с необходимостью его скачивания на различные устройства и в разные системы. Несмотря на схожесть алгоритма, в действиях могут быть отличия.

При скачивании на компьютер достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки (ПКМ) на выделенном файле или папке.В появившемся меню выбрать пункт “Скачать”. Файл по умолчанию скачается на компьютер в папку “Загрузки” или появится окно обозревателя, в котором выбираем место для загрузки. Не забудьте выбрать формат для скачиваемого файла.

Скачивать можно и с помощью кнопки “Другие разделы” в верхнем меню с правой стороны. На скриншоте выше она помечена цифрой 18.

Если надо выбрать несколько документов, то выделите их ЛКМ при нажатой клавише Ctrl. Используя ПКМ и появившееся меню, кликните на пункте скачать. Файлы скачаются в виде архива zip.

Для скачивания с чужого Диска обычно требуется ссылка доступа от хозяина этого диска. По ней получаем доступ к требуемым данным. Далее повторяем все действия как на своем Диске.

Загрузка на Диск

Загрузка с компьютера на Диск осуществляется двумя способами:

1. На компьютере в проводнике откройте нужную папку и выделите файл. Щелкните на нем ЛКМ и не отпуская перетащите в папку Google Диска.
2. Нажмите кнопку “Создать” (1), а затем выберите пункт "Загрузить". В появившемся окне обозревателя выделите нужный файл или папку и кликните ЛКМ на “Открыть”.Загрузка произойдет в ту директорию, которая открыта на Диске

Загруженные документы можно просмотреть, кликнув на загруженном файле ПКМ и выбрав в появившемся списке “Предварительный просмотр”.

Хранить на Диске загруженные документы лучше в формате Google. Это касается и PDF документов.

Сделайте двойной клик ЛКМ на загруженном. Когда он откроется для просмотра, сверху появится предложение открыть его в приложении Гугл.

В этом приложении можно редактировать, выполнять различные операции и сохранять в гугловском формате. Если хотите, чтобы загружаемые документы сразу сохранялись в формате Google, зайдите в настройки (шестеренка справа вверху) выберите в открывшемся меню еще раз настройки, а в следующем окошке подтвердите "Преобразовывать загруженные файлы в формат Google". Сделать это можно только на компьютере.

Уже загруженные файлы преобразовываются в Google формат посредством активации в настройках Диска опции “Преобразовать загруженные файлы в документы Google”

Размер текстового преобразуемого документа не должен превышать 50 МБ. И если в нем использовано какое-то особо сложное форматирование, то могут быть ошибки.

Синхронизация

Как мы уже отмечали одна из функций облачных сервисов — хранение и обмен файлами с другими устройствами. Это можно использовать для хранения и синхронизации наиболее ценных материалов имеющихся на компьютере. В случае их утраты всегда можно обратится в облачное хранилище и получить их актуальную копию.

Чтобы подобное действие стало возможным нужно найти в обозревателе компьютера папку Google Диска и перенести в нее ценные файлы. После этого вносимые в них изменения сохранятся и в облаке.

Открытие доступа на свой диск другим пользователям

К своим данным в хранилище Вы можете предоставлять доступ другим лицам и группам. Существует три режима такого доступа. В соответствии с ними сведения можно просматривать, комментировать или редактировать.

Вначале выделяем нужный файл или папку, открываем ПКМ контекстное меню и кликаем ЛКМ на пункте “Открыть доступ”. Или нажать в правом верхнем меню значок “Открыть доступ к...” (15). Если нужно выбрать несколько файлов делаем это с нажатой клавишей Shift.

Скриншот предоставления доступа

В открывшемся окне указываем адреса электронной почты пользователей, пишем сообщение, устанавливаем режим доступа и копируем ссылку по которой они смогут получить доступ к документу. Ссылку отправляем по почте или передаем иным доступным способом.

Для предоставления соавторам доступа к формам опроса нужно действовать иначе.Открываем файл в Google Формах и нажимаем на значок в правом верхнем углу меню — три вертикально расположенные точки (18)

В появившемся окошке кликаем на “Настройки доступа”. Вносим адрес электронной почты, настраиваем вариант доступа и нажимаем “Отправить”. На указанные электронные адреса придет форма в которой можно в соответствии с допуском вносить изменения.

Вполне вероятно, что при совместной работе над файлами потребуется общение. Для этого кликаем ЛКМ на иконке чата в верхнем правом углу и вводим сообщения в открывшемся окне. Эта функция доступна только когда работаете над материалом с другими пользователями.

Достоинства и недостатки Google Диска

Перечисленных выше преимуществ уже достаточно, чтобы обратить пристальное внимание на эту технологию. Разберем подробнее ее достоинства и недостатки.

Достоинства Диска

• Возможна совместная работа с файлами нескольких участников проекта. Причем они могут подключаться с разных устройств.
• Диск удобен и прост в освоении.
• Доступно бесплатно 15 Гб для хранения файлов, фотографий и почты из Gmail. За дополнительную плату размер хранилища можно увеличить до 100 или 200 Гб, либо до 2, 10, 20 или 30 ТБ.
• На диске сохраняется история исправлений документов. При необходимости можно вернуться к той версии, которая вам нужна. История хранится 30 дней!
• Если в Google Photos на мобильных устройствах включить автозагрузку фотографий в сжатом размере, то хранить фотографии можно без лимитно.Некоторые небольшие файлы, также не учитываются при подсчете занимаемого пространства.
• Возможности хранилища можно расширить за счет установки дополнительных расширений.
• По умолчанию хранилище интегрировано в Android с сервисами Google и Chrome OS.
• Поддерживается большое количество форматов файлов.
• Экономится значительная часть средств, потому что не нужно покупать дорогостоящие программы и оборудование.
• Работает в браузере любых операционных систем.
• Не нужны обновления, так как в Вашем распоряжении всегда последние версии программ.
• Можно подключиться из любой точки планеты, где есть интернет.

Недостатки Диска

Есть у Гугл Диска и недостатки характерные для облачных технологий

.

• Облако само по себе более надежно защищено по сравнению с персональным компьютером. Но не может полностью гарантировать сохранность данных.
• У пользователя нет доступа к широкой настройке программ расположенных на сервисе.
• Для работы необходимо соединение с Интернетом, скорость которого влияет на скорость работы приложений.
• Вся информация привязана к вашему аккаунту. Если его утратите, потеряете все материалы.
• Существует вероятность, что по мере развития и роста популярности произойдет дальнейшая монетизация ресурса.

Заключение

Итак, мы рассмотрели что такое Google Диск и как им пользоваться на примере основных операций с которыми сталкивается любой пользователь. Сервис имеет много достоинств и дает возможность бесплатно работать с большим количеством инструментов Google. В дальнейшем постараемся рассказать об этих инструментах подробнее.

Если вы заинтересованы в этом материале, имеете вопросы или замечания, оставьте сообщение в комментариях. Подпишитесь на блог и будете оповещены о выходе новых статей и заметок.

С уважением, Вениамин.