Простая инструкция как пользоваться Гугл Диском для работы с документами

Предлагаем вам  простую инструкцию по работе с очень удобным облачным сервисом Google disk, разберем что это такое и как им пользоваться. Рассмотрим как к нему подключится и работать в нем: создавать, загружать, импортировать, сохранять различные файлы, синхронизировать различные устройства.

Пользование Google Диском позволяет экономить средства, так как нет необходимости устанавливать на свой компьютер программы. Здесь можно бесплатно  использовать набор современных приложений для работы с документами и достаточно объемное хранилище. Можно обрабатывать и анализировать различные данные в Гугл Таблицах, создавать презентации, формы и многое другое.

Как пользоваться Гугл Диском для работы с документами

Google Диск достаточно прост и удобен, но к нему надо немного привыкнуть, так как имеются некоторые особенности. Здесь можно совершать все основные операции характерные для офисных программ - создание различных документов, их редактирование,сохранение, перенос и так далее. Но этим функционал сервиса не ограничивается. Разберем подробнее что такое Гугл диск, как создать аккаунт и работать с приложениями.

Что такое облако Гугл  

Гугл Диск, представляет из себя удобный и постоянно совершенствующийся онлайн-офис, пример применения современных облачных технологий.

Облачные сервисы, это сеть мощных удаленных серверов,  оказывающих клиентам набор определенных услуг, которыми можно пользоватся посредством интернета. Обычно "облако" состоит из следующих элементов.

1. Набор популярных бесплатных приложений для работы в сети. Работа с приложениями происходит в веб-браузере пользователя без установки программ на его компьютер.
2. Облачное хранилище файлов.  Позволяет хранить самую разнообразную информацию от обычных документов до изображений и видеороликов. Обычно некоторый объем информации можно хранить бесплатно.
3. Файлообменник. Позволяет делиться информацией и разными документами с другими пользователями сети  

При работе в "облаке" операции и вычисления происходят не на персональном компьютере или смартфоне пользователя, а на  облачных серверах сети к которым при желании может подключиться любой желающий. Такое техническое решение имеет ряд преимуществ.

1. Для работы теперь не нужен мощный компьютер и дорогое программное обеспечение. Необходимые, доступные и постоянно обновляемые программы уже расположены в “облаке", и там же происходят все вычислительные процессы.
2. В облачных хранилищах более надежно сохранятся файлы. В случае поломки вашего компьютера, планшета или мобильного телефона, к ним, зная пароль, можно получить доступ  с других ваших устройств. 
   
3. Можно предоставить доступ к материалам Диска другим пользователям и совместно работать над проектами.
   
4. Создаваемые документы, таблицы, презентации и прочее хранящиеся на облачном сервере,  могут также сохраняться на дисках компьютера в различных форматах и синхронизироваться с Диском.
   

 Все выше перечисленное в полной мере относится к "Облаку"  интернет-компании Гугл. Более того, по мнению многих пользователей, это один  из лучших и надежных серверов подобного  рода. В сети это облако называют Google Drive иногда Google Disk или Гугл Диск.

  Создание облачного сервера удовольствие не из дешевых. Не каждая компания может себе это позволить. Помимо Гугл  Диска  наиболее популярные подобные сервера:  Яндекс.Диск, Dropbox, OneDrive, Облако Mail.Ru, iCloud, Box, Mega.

Как зайти в облако, создать аккаунт и войти в Гугл Диск

Гугл Диск привязан к аккаунту. Поэтому,  чтобы получить доступ к Диску нужно иметь аккаунт и получить доступ к облачному серверу. Это совсем не сложно! Для подключения и использования такого сервера есть два варианта действий.

1. Вы уже зарегистрированы и пользуетесь Гуглом. В этом случае можно зайти на Диск  через браузер. Вводите в окно поиска "Вход в Гугл Диск, выбираете нужный сайт , вводите пароль и адрес электронной почты ***"gmail.com. Если у вас браузер Гугл хром,  в левом верхнем углу выбираете значек Приложения. Здесь кликаете на иконке “Диск”. 
2. Второй вариант — у Вас нет аккаунта на Гугл. В этом случае его следует создать. Зарегистрируйтесь в Google и автоматически получите адрес электронной почты, личный кабинет и место на Диске. Для этого наберите в любом поисковике, например Яндексе, запрос на регистрацию в Гугл, откройте сайт регистрации и заполните данные в соответствии с требованиями системы. Далее как пункте 1.

После заполнения нажимаем кнопку далее до тех пор пока не  создадим аккаунт.

Выполнив все предложенные операции не забудьте записать пароль и имя пользователя указанные при регистрации.

Память вещь такая — сегодня помню, а завтра нет. Лучше для таких записей завести специальный блокнот. Времени это займет немного, зато от проблем избавит.

Простой вход в Гугл Диск на свою страницу, пункты меню 

Быстро зайти на свою страницу можно по ссылке https://drive.google.com/ . Для входа понадобится ввести адрес электронной почты *****@gmail.com или номер авторизированного на сервере телефона и пароль почты. После входа откроется главное окно.

.

Назначение пунктов меню личного кабинета:

1. Кнопка для загрузки или создания нового документа. Открывает меню выбора типа создаваемого документа.
2. Показывает структуру и содержимое диска — папки, файлы.
3. Корзина удаленных файлов.
4. Хранилище. Здесь имеется информация сколько каждый файл занимает места в хранилище. Ниже показан общий его размер и количество занятого пространства.
5. Контекстное меню. Появляется при нажатии правой кнопки мыши (ПКМ).
6. Перечень и установка совместимых дополнений.
7. Создание списка задач и сроков их выполнения.
8. Создание заметок.
9. Календарь. Показывает памятные даты, записи.
10. Готовность работы в офлайн-режиме.
11. Поддержка. Открывает меню-справка, обучение, обновление, условия и правила, оставить отзыв.
12. Настройки — хранилище, преобразование формата файлов, язык, офлайн-доступ. Установка диска на компьютер — автозагрузка копий файлов с компьютера на диск и их синхронизация. Быстрые клавиши.
13. Приложения Гугол — Ютуб, Почта, Карты и так далее.
14. Предоставление общего доступа сторонним пользователям, установка режима доступа и копирование ссылки на доступ.Открытие доступа к выделенной папке, файлу.
15. Добавление пользователей к доступу, копирование ссылки.
16. Предварительный просмотр без открытия в подключенных приложениях.
17. Удаление выделенного объекта.
18. Разделы — открыть с помощью, добавить ярлык на Диск, переместить, добавить в помеченные, переименовать, изменить цвет, поиск, показать свойства, скачать.
19. Переключение окна в вид списка или сетки.
20. Свойства выделенного документа.

Имеется также функция поиска, которая позволяет быстро находить на диске нужные документы.

Google Диск достаточно прост и удобен, но к нему надо немного привыкнуть, так как имеются некоторые особенности. Здесь можно совершать все основные операции характерные для офисных программ - создание различных документов, их редактирование,сохранение, перенос и так далее. Но этим функционал сервиса не ограничивается. Разберем подробнее на конкретных примерах.

Как создать папку и документ на Гугл Диске

Если Вы впервые на сервисе, то, вероятно, работа начнется с создания папки и документа. Для этого кликаем левой кнопкой мыши (ЛКМ) на кнопке “Создать”. Откроется меню приложений.

Меню достаточно понятное и вопроса как создать папку или нужный документ на Гугол драйв полагаем не возникнет.

Перечень наиболее востребованных его пунктов и их описание приводится ниже.

• Google Документы — создание и редактирование текстовых документов, заметок, отчетов. Можно создать изначально новый документ или использовать предложенные шаблоны.
• Google Таблицы — есть готовые шаблоны различных таблиц, а можно открыть пустую и подредактировать.
• Google Презентации — можно создать новую или использовать готовые шаблоны.
• Google Формы — для создания форм различных опросов.
• Google Рисунки — работа с рисунками, их изменение, загрузка и прочие операции.
• Google Сайты — сайты создаваемые на Диске для совместных проектов.
• Google Jamboard -интерактивная онлайн доска, где можно совместно с другими пользователями писать, вставлять стикеры и изображения. Записи можно сохранить в формате pdf и png.

После выбора нужного типа документа открывается редактор или меню с шаблонами. Выбираем нужный шаблон или создаем новый документ и начинаем работать. Интерфейс редакторов интуитивно понятный и похож на таковой других офисных программ.

Все данные помещенные на Диск сразу сохраняются. То есть, отдельно сохранять ничего не надо. Даже если в компьютере произойдет сбой или перезагрузка Вы ничего не потеряете.

Как скачать файл с Гугл Диска

Создав документ пользователь часто сталкивается с необходимостью его скачивания на различные устройства и в разные системы. Несмотря на схожесть алгоритма, в действиях могут быть отличия.

Чтобы скачать с Гугол драйв  на компьютер достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки (ПКМ) на выделенном файле или папке.В появившемся меню выбрать пункт “Скачать”. Файл по умолчанию скачается на компьютер в папку “Загрузки” или появится окно обозревателя, в котором выбираем место для загрузки. Не забудьте выбрать формат для скачиваемого файла.

Скачивать можно и с помощью кнопки “Другие разделы” в верхнем меню с правой стороны. На скриншоте выше она помечена цифрой 18.

Если надо выбрать несколько документов, то выделите их ЛКМ при нажатой клавише Ctrl. Используя ПКМ и появившееся меню, кликните на пункте скачать. Файлы скачаются в виде архива zip.

Для скачивания с чужого Google Диска обычно требуется ссылка доступа от хозяина этого диска. По ней получаем доступ к требуемым данным. Далее повторяем все действия как на своем Диске.

Как загрузить файл на Гугл Диск с компьютера

Загрузка с компьютера на Диск осуществляется двумя способами:

1. На компьютере в проводнике откройте нужную папку и выделите файл. Щелкните на нем ЛКМ и не отпуская перетащите в папку Диска.
2. Нажмите кнопку “Создать” (1- см. рис. "пункты меню")), а затем выберите пункт "Загрузить". В появившемся окне обозревателя выделите нужный файл или папку и кликните ЛКМ на “Открыть”.Загрузка произойдет в ту директорию, которая открыта на Диске

Загруженные документы можно просмотреть, кликнув на загруженном файле ПКМ и выбрав в появившемся списке “Предварительный просмотр”.

Хранить на Диске загруженные документы лучше в формате Google. Это касается и PDF документов.

Сделайте двойной клик ЛКМ на загруженном. Когда он откроется для просмотра, сверху появится предложение открыть его в приложении Гугл.

В этом приложении можно редактировать, выполнять различные операции и сохранять в гугловском формате. Если хотите, чтобы загружаемые документы сразу сохранялись в формате Google, зайдите в настройки (шестеренка справа вверху) выберите в открывшемся меню еще раз настройки, а в следующем окошке подтвердите "Преобразовывать загруженные файлы в формат Google". Сделать это можно только на компьютере.

Уже загруженные файлы преобразовываются в Google формат посредством активации в настройках Диска опции “Преобразовать загруженные файлы в документы Google”

Размер текстового преобразуемого документа не должен превышать 50 МБ. И если в нем использовано какое-то особо сложное форматирование, то могут быть ошибки.

Синхронизация Гугл Диска с компьютером

Как мы уже отмечали одна из функций облачных сервисов — хранение и обмен файлами с другими устройствами. Это можно использовать для хранения и синхронизации наиболее ценных материалов имеющихся на компьютере. В случае их утраты всегда можно обратится в облачное хранилище и получить их актуальную копию.

Благодаря этой функции информация, отредактированная в «облаке», в режиме реального времени меняется и на вашем устройстве. Для того чтобы синхронизировать устройство и диск Гугл следует установить приложение  "Автозагрузка и синхронизация". Его можно скачать с официального сайта https://www.google.com/drive/download/

После установки нужно найти в обозревателе компьютера папку  Диска и перенести в нее ценные файлы. После этого вносимые в них изменения будут сохраняться и в облаке.

Как открыть доступ к Гугл Диску другим пользователям

К своим данным в хранилище Вы можете создать Гугл диск для общего пользования или предоставлять ограниченный доступ к нему другим лицам и группам. Существует три режима такого доступа. В соответствии с ними сведения можно:

1. просматривать
2. комментировать
3.  редактировать.

Вначале выделяем нужный файл или папку, открываем ПКМ контекстное меню и кликаем ЛКМ на пункте “Открыть доступ”. Или нажать в правом верхнем меню значок “Открыть доступ к...” (15). Если нужно выбрать несколько файлов делаем это с нажатой клавишей Shift.

В открывшемся окне указываем адреса электронной почты пользователей, пишем сообщение, устанавливаем режим доступа и копируем ссылку по которой они смогут получить доступ к документу. Ссылку отправляем по почте или передаем иным доступным способом.

Для предоставления соавторам доступа к формам опроса нужно действовать иначе.Открываем файл в Google Формах и нажимаем на значок в правом верхнем углу меню — три вертикально расположенные точки (18)

В появившемся окошке кликаем на “Настройки доступа”. Вносим адрес электронной почты, настраиваем вариант доступа и нажимаем “Отправить”. На указанные электронные адреса придет форма в которой можно в соответствии с допуском вносить изменения.

Вполне вероятно, что при совместной работе над файлами потребуется общение. Для этого кликаем ЛКМ на иконке чата в верхнем правом углу и вводим сообщения в открывшемся окне. Эта функция доступна только когда работаете над материалом с другими пользователями.

Преимущества и недостатки Гугл Диска

Перечисленных выше преимуществ уже достаточно, чтобы обратить пристальное внимание на эту технологию. Разберем подробнее ее достоинства и недостатки.

Плюсы Google Диска

• Возможна совместная работа с файлами нескольких участников проекта. Причем они могут подключаться с разных устройств.
• Диск удобен и прост в освоении.
• Доступно бесплатно 15 Гб для хранения файлов, фотографий и почты из Gmail. За дополнительную плату размер хранилища можно увеличить до 100 или 200 Гб, либо до 2, 10, 20 или 30 ТБ.
• На диске сохраняется история исправлений документов. При необходимости можно вернуться к той версии, которая вам нужна. История хранится 30 дней!
• Если в Google Photos на мобильных устройствах включить автозагрузку фотографий в сжатом размере, то хранить фотографии можно безлимитно.Некоторые небольшие файлы, также не учитываются при подсчете занимаемого пространства.
• Возможности хранилища можно расширить за счет установки дополнительных расширений.
• По умолчанию хранилище интегрировано в Android с сервисами Google и Chrome OS.
• Поддерживается большое количество форматов файлов.
• Экономится значительная часть средств, потому что не нужно покупать дорогостоящие программы и оборудование.
• Работает в браузере любых операционных систем.
• Не нужны обновления, так как в Вашем распоряжении всегда последние версии программ.
• Можно подключиться из любой точки планеты, где есть интернет.

Недостатки Диска

Есть у Гугл драйв и недостатки характерные для облачных технологий

.

• Облако само по себе более надежно защищено по сравнению с персональным компьютером. Но не может полностью гарантировать сохранность данных.
• У пользователя нет доступа к широкой настройке программ расположенных на сервисе.
• Для работы необходимо соединение с Интернетом, скорость которого влияет на скорость работы приложений.
• Вся информация привязана к вашему аккаунту. Если его утратите, потеряете все материалы.
• Существует вероятность, что по мере развития и роста популярности произойдет дальнейшая монетизация ресурса.

Выводы

Итак, мы рассмотрели  что такое облачный сервис, а также простую инструкцию по пользованию Google Диска при работе с документам. Разобрали как открыть в нем аккаунт, как им пользоваться на примере основных операций с которыми сталкивается любой пользователь.

 Работать в своем аккаунте можно индивидуально и совместно с другими пользователями интернета, предоставляя им соответствующие режимы доступа. Пройдя по ссылке, можно подробно ознакомиться с тем, как на Диске создать Гуглл Таблицу и пользоваться ею при работе с различными данными.

Если вы заинтересованы в этом материале, имеете вопросы, замечания или пожелания, оставьте сообщение в комментариях. Подпишитесь на блог и будете оповещены о выходе новых статей и заметок.

Всего Вам хорошего, светлого, доброго!